От взимането на поръчката до изпълнението ѝ
Поръчката пристига по имейл, някой я преписва в Excel, друг издава фактурата, трети се сеща да уведоми клиента. Свързваме тези стъпки, за да върви поръчката сама, а Вие да виждате докъде е стигнала.
Ръчното преписване е мястото, където се губят пари
В повечето фирми поръчката минава през пет-шест места, преди да стигне до изпълнение. На всяко от тях някой преписва едни и същи данни на ръка – и точно там се раждат забравените поръчки, сгрешените количества и фактурите с грешен адрес.
Не сменяме начина, по който работите. Първо проследяваме как поръчката минава през фирмата Ви днес, после махаме ръчните стъпки една по една – като започваме с тази, която Ви струва най-скъпо.
- Едни и същи данни се въвеждат веднъж, не пет пъти
- Всяка поръчка има ясен статус и отговорник
- Клиентът научава сам докъде е стигнала поръчката му
Пътят на една поръчка
Ето кои стъпки най-често поемаме. Рядко правим всички наведнъж – започва се от една и се надгражда.
- 01
Поръчката влиза
От формата на сайта, от онлайн магазина, от имейл или от телефонен разговор – независимо откъде идва, поръчката попада на едно място, в един и същи вид.
- 02
Данните се проверяват сами
Липсващ телефон, невалиден адрес или количество, което не отговаря на наличността – виждате проблема веднага, а не когато пратката вече е тръгнала.
- 03
Офертата или потвърждението тръгва
Клиентът получава потвърждение или оферта с Вашите условия, без някой да сяда да я пише на ръка за пореден път.
- 04
Поръчката стига до изпълнение
Отива при правилния човек или отдел, с ясен срок и отговорник. Ако се забави, това си личи, вместо да изплува седмица по-късно.
- 05
Документите се издават
Фактурата, товарителницата и придружаващите документи се съставят от вече въведените данни и отиват където трябва – при клиента и при счетоводителя.
- 06
Клиентът е уведомен
Приета поръчка, изпратена пратка, готова услуга – клиентът научава сам и спира да звъни с въпроса „докъде сме“.
Какво още автоматизираме
Поръчките са най-честият случай, но не единственият.
Наличности и складов софтуер
Оферти и фактури
Свързване на програмите, които ползвате
Проследяване на запитванията
Отчети без ръчно събиране
Архиви и контрол
Често задавани въпроси
Трябва ли да сменя програмите, които ползвам?
По принцип не. Целта е да свържем това, което вече работи при Вас. Смяна предлагаме само ако някоя програма наистина пречи – и тогава го казваме честно, с причината.
Колко струва и колко време отнема?
Зависи от това колко стъпки поемаме и с какви системи ги свързваме. Затова започваме с преглед на процеса Ви – след него можем да дадем конкретна цена и срок, а не число напосоки.
Ами ако нещо се обърка автоматично?
Затова не автоматизираме наведнъж всичко. Всяка стъпка първо върви успоредно с ръчната, докато се убедим, че работи вярно. Критичните места остават с потвърждение от човек.
Малка фирма сме – има ли смисъл за нас?
Често има повече смисъл, отколкото при голямата. При малък екип рутинната работа се пада на хората, които вършат и всичко останало. Ако някой при Вас губи по няколко часа седмично в преписване, вече има какво да се спести.
Коя стъпка Ви губи най-много време?
Опишете ни как минава една поръчка при Вас днес и ще Ви кажем какво от това може да върви само.